أكثر تحديات الصوت والفيديو شيوعًا في قاعة الاجتماعات
تساعد اجتماعات الفريق في إبقاء الجميع على نفس الصفحة، بغض النظر عن مكان تواجدهم. إذا كنت مديرًا أو قائدًا لفريق عن بُعد داخل شركتك، فتأكد من مراعاة الضرورة في كل مرة تطلب فيها من فريقك الانضمام إلى اجتماع عن بُعد بالفيديو، والذي يفيد جميع المعنيين، خاصة مع كوفيد-19. فكيف تحقق أقصى استفادة من وقتهم وتضمن حصولهم على أفضل تجربة اجتماع ممكنة؟ إليك ما تحتاج إلى معرفته.
ما هو المؤتمر عن بُعد؟
المؤتمر عن بُعد، المعروف أيضًا بالاجتماع الافتراضي، يحدث عندما تتصل مجموعة من الأشخاص في مواقع متفرقة عبر الإنترنت باستخدام الفيديو والصوت. يستخدم هذا النوع من الاجتماعات من قبل المؤسسات ذات الفرق عن بُعد أو المختلطة. يمكن أيضًا استخدام المؤتمرات عن بُعد للتواصل مع العملاء أو الزبائن أو شركاء الأعمال الموجودين في مدن أو ولايات أو قارات مختلفة.
تشمل أدوات المؤتمرات عن بُعد الشائعة
برنامج مؤتمرات الفيديو
أجهزة مؤتمرات الفيديو
شاشات العرض
كمبيوتر أو كمبيوتر محمول
دعنا VISSONIC نأخذك بعمق أكبر في خطوات إجراء مؤتمر عن بُعد منتج.
1. اختر برنامج المؤتمرات عن بُعد
هناك مجموعة متنوعة من خيارات برامج المؤتمرات عن بُعد المتاحة، المجانية والمدفوعة. يجعل مزودو برامج المؤتمرات عن بُعد مثل Zoom من السهل إعداد اجتماعك بحيث يمكن للمشاركين عن بُعد المشاركة. ابحث وقارن خياراتك لمعرفة أيها يعمل بشكل أفضل لك ولأعضاء فريقك عن بُعد.
2 ادعُ حضورك
بمجرد معالجة الجوانب التقنية لاجتماعك، حان الوقت لجدولة الاجتماع. يجب أن تكون الاجتماعات دائمًا أقل من ساعة (ما لم تكن مجدولة للعمل أو ساعات المكتب)، وإذا كنت تعقد اجتماعًا، فحاول دائمًا الانتهاء مبكرًا. قبل اختيار وقت الاجتماع، فكر في مكان تواجد أعضاء فريقك. عندما يكون المشاركون في الاجتماع في مناطق زمنية متعددة، تحقق من جداول عملهم للأوقات المتداخلة.
3 أعد ووزع جدول أعمال الاجتماع
يحدد جدول أعمال الاجتماع بالضبط ما سيغطيه الاجتماع ويخصص عادةً مقدارًا محددًا من الوقت لكل موضوع أو نقطة اجتماع. هل سيتحدث شخص عن موضوع معين؟ هل سيكون هناك وقت كافٍ للمناقشة والأسئلة؟ سيجيب جدول أعمال الاجتماع على مثل هذه الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح للمشاركين الاستعداد للاجتماع بحيث يشعرون بالراحة والاستعداد للمشاركة.
4 عيّن ميسّرًا للاجتماع
دور ميسّر الاجتماع هو ضمان سير الاجتماع بسلاسة وأن تتاح للجميع فرصة المشاركة. أحد أكبر تحديات الاجتماعات للموظفين عن بُعد وفي الموقع هو التعرض للمقاطعة أو التجاهل. يوجه ميسّرو الاجتماع المحادثة ويحافظون على سير الأمور في مسارها. سيراقبون عن كثب المشاركين في الاجتماع عن بُعد، ويتأكدون من أن الإعداد السمعي البصري يعمل بشكل صحيح، ويضمون جميع المشاركين في الاجتماع عن بُعد في المحادثة.
5 اسمح بوقت للتواصل
في بداية الاجتماع، امنح المشاركين بعض الوقت للتحدث مع بعضهم البعض. قد يكون من الصعب على الموظفين عن بُعد البقاء مرئيين وعلى اتصال بزملائهم العاملين في مواقع مختلفة. منح الجميع وقتًا لتقديم أنفسهم والمتابعة سيساعدهم على بناء علاقات أقوى مع زملائهم.
6 أنشئ ملخصات الاجتماع
بعد المؤتمر عن بُعد، تابع بقائمة من عناصر الإجراءات المحددة والمخرجات التي نوقشت خلال الاجتماع. أرسل الملخص إلى جميع الحضور بحيث يعرف الجميع ما هي الخطوات التالية ومن المسؤول عن كل مخرجات.
وحدة مناقشة سلكية رقمية بالكامل مع زر فيزيائي
7 أرسل ملاحظات الاجتماع
إذا لم يتمكن أي شخص من الحضور بسبب تعارضات الجدولة أو المنطقة الزمنية، أرسل لهم ملاحظات الاجتماع. سيتمكنون من تعويض ما فاتهم ويمكنهم التأكد من أنهم واضحون بشأن نتيجة الاجتماع وعناصر الإجراءات.
لا تتردد في الاتصال بنا. نقدم لك حلولًا متنوعة للصوت والفيديو.